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Ordini

La gestione degli ordini d’acquisto prevede una stretta integrazione con il catalogo della biblioteca. Il modulo dispone di un’utile funzione di precatalogazione ed una completa gestione contabile/amministrativa relativa alle acquisizioni della Biblioteca. Il modulo è di facile utilizzo ed accompagna il bibliotecario durante tutto il ciclo di vita dell’acquisto: dalla preparazione della bozza fino alla chiusura dell’ordine.

È consentita inoltre la gestione contabile anche rispetto a diversi Budget (capitoli di spesa). Il materiale documentario “precatalogato”, alla ricezione, sarà inserito a catalogo ed inventariato mediante una procedura semplice ed intuitiva. L’integrazione col modulo Comunicazioni consente di automatizzare la generazione e l’inoltro dei solleciti ai fornitori e agli utenti.

Utilità per la biblioteca

Il bibliotecario potrà gestire l’anagrafica dei fornitori completa delle informazioni di base ed economiche come le modalità di pagamento, indirizzi, contatti, condizioni economiche e scontistiche. Le informazioni possono essere recuperate secondo vari filtri di ricerca.

La navigazione tra i dati, intuitiva e veloce, consente anche alla piccola biblioteca di rispondere alle esigenze amministrative della propria struttura, monitorando costantemente i processi e garantendo precisione e sicurezza.
La compilazione dell’ordine al fornitore potrà essere fatta anche senza data entry, interfacciandosi con le piattaforme elettroniche dei distributori e librerie on-line. Unibiblio è il primo Sw gestionale a possedere una funzione così avanzata che permetterà al bibliotecario di ridurre i tempi di gestione del back office.

    Funzioni principali

  • Gestione anagrafica fornitori
  • Gestione completa del ciclo ordini: apertura/inoltro/sollecito
  • Produzione di stampe per la corrispondenza
  • Supporto per operazioni contabili e gestione economica
  • Gestione capitoli di spesa
  • Integrazione con modulo Gestione Patrimonio e Catalogazione
  • Gestione Proposte di acquisto degli utenti
  • Controllo stato proposte su Opac

    I plus

  • Configurabile per la singola biblioteca o per i sistemi, supporta la logica di acquisto centralizzato
  • Produzione automatica delle comunicazioni e dei solleciti ai fornitori
  • Interfaccia su piattaforme elettroniche di distributori e librerie on line
  • Import delle schede catalografiche via Web Services da distributori e librerie on line
  • Integrazione e scambio documenti in formato elettronico (EDI)
La visualizzazione in elenco degli Ordini
Maschera di editing dettagli singolo fornitore
Dettagli ordine generico

Utilità per il sistema di biblioteche

È possibile condividere l’anagrafica dei fornitori tra le biblioteche del Sistema. Gli ordini possono anche essere gestiti in logica di acquisto centralizzata da parte del Centro Servizi, facendo proprie economie di scala e ottimizzandone i vantaggi. Il modulo gestirà comunque gli archivi, le condizioni, le modalità di pagamento e tutte le richieste d’acquisto delle singole biblioteche.
Ogni biblioteca potrà visionare monitorare lo stato dei propri acquisti, mentre nel caso di acquisizioni centralizzate il centro sistema potrà controllare tutti i lotti d’ordine. Unibiblio terrà lo storico di tutti i documenti arrivati e nel caso di evasioni parziali o in ritardo potrà inviare in automatico al fornitore il sollecito per i titoli mancanti. Il modulo consente al bibliotecario di gestire in modo semplice e organizzato anche le proposte di acquisto, inoltrate via web da parte degli utenti. Queste saranno prese in carico dall’operatore che potrà decidere di inserirle nel circuito dell’ordine al fornitore, dando un pronto feedback all’utente che potrà controllare lo stato della sua richiesta. Quando il libro arriverà in biblioteca e sarà disponibile al prestito, il sistema prenoterà il documento all’utente che ha formulato la proposta di acquisto ed automaticamente invierà una comunicazione di disponibilità: il lettore sarà avvisato via e-mail, sms, sintesi vocale.
Le richieste saranno subito evase migliorando la qualità dei rapporti tra biblioteca ed utenza.

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