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Circolazione

Unico nel suo genere, Unibiblio è stato progettato per la completa gestione della circolazione, del prestito interbibliotecario e dei transiti documentali intrasistemici.
Estremamente parametrizzabile rispetto alle tipologie dei lettori, alle categorie delle notizie ed alle scelte delle singole biblioteche. L’estrema configurabilità ne fa la scelta ideale sia per il grande sistema che per la piccola biblioteca.

Intuitivo e facile da utilizzare è stato concepito per gestire i flussi dei prestiti più articolati, nascondendo all’operatore le complessità della gestione delle operazioni.
Integrato all’Opac, fornisce il calcolo preciso dei tempi di attesa delle prenotazioni PIB, l’invio automatizzato e multicanale dei messaggi di disponibilità di un’opera prenotata e delle segnalazioni/solleciti.

Utilità per la biblioteca

Grazie al modulo di “Circolazione”, la biblioteca potrà monitorare lo stato dei propri documenti in maniera precisa, sicura e rapida. La gestione della categoria di documento e categoria di prestito determinano le regole generali di prestabilità del documento. In ogni momento e con semplici passaggi, assegnerà le regole di prestito ai documenti e agli utenti. Il bibliotecario potrà comunque cambiare la durata del prestito, anche solo temporaneamente, per le categorie o per il prestito in fase di registrazione.
Sofisticate funzioni (stop list), basandosi su ampie possibilità di applicare criteri di selezione, consentono di definire insiemi di notizie su cui poter applicare ulteriori regole temporanee di prestito, ad esempio per sospendere o semplicemente restringerne il prestito per una sezione o uno scaffale o un’intera biblioteca.Si pensi alle esigenze a seguito di eventi straordinari, come lavori di ristrutturazione, riorganizzazione interna, trasferimento, inventario o inizializzazione RFID: l’applicazione delle regole di esclusione si riflette anche sull’Opac, mantenendo coerente le politiche della biblioteca sia rispetto alle operazioni al banco che on-line.

    Funzioni principali

  • Integrazione coi servizi on line (Opac)
  • Gestione aree espositive temporanee
  • Media package e kit di prestito
  • Instant messaging tra operatori e automatico
  • Gestione parametri logistici (orari biblioteche, mezzi di trasporto)
  • Realizzazione di stop list per esclusione dal prestito su insiemi di notizie, basata su parametri vari
  • Preciso monitoraggio dei transiti
  • Gestione numero massimo di prestiti contemporanei per utente
  • Controllo, trasparenza, puntualità

    I plus

  • Solleciti automatizzati
  • Gestione categoria prestito (legata alla natura del documento)
  • Gestione categoria lettore (legata alla tipologia di lettore)
  • Gestione materiali in sola consultazione o solo in prestito locale (es. materiali di pregio o multimediali
  • Regole di blocco prestito sui fascicoli di un periodico più recenti
  • Blocco copie (in funzione delle categorie utenti, non è possibile ricevere più copie dello stesso documento)
  • Gestione tutela diritto d’autore

Unibiblio supporta il modello “a tre livelli” tipico delle biblioteche tedesche. È possibile creare rapidamente “Esposizioni Temporanee” a tema, inserendovi un numero qualunque di documenti, anche centinaia, che per un dato periodo assumono: una nuova collocazione, anche al di fuori della biblioteca proprietaria, nuove caratteristiche di circolazione (prestabilità, durata), nuova visibilità su Opac, presenza su zone evidenziate del Portale Aree Espositive. Alla fine del periodo, i documenti con semplici operazioni gestionali, torneranno alle loro caratteristiche originarie di collocazione e prestito.

Un innovativo modulo “kit di prestito” consente di raggruppare diversi oggetti inventariati (tipicamente i cofanetti multimediali, i corsi di lingua, trilogie di film e così via) in un Kit, che, ai fini del prestito viene visto come un unico oggetto. In fase di prestito o rientro l’operatore dovrà gestire, completamente assistito dall’interfaccia utente, un gruppo ben definito di pezzi. Sono previste speciali funzioni di rientro con smarrimento. Il Kit di prestito ha adeguata visibilità sia in fase di gestione (backoffice) che su Opac.
Unibiblio produce automaticamente un vasto insieme di comunicazioni agli utenti come ad esempio disponibilità della copia prenotata o i solleciti di restituzione. A seconda delle preferenze, l’utente potrà scegliere se ricevere comunicazioni via e-mail, posta tradizionale, SMS, sintesi vocale, anche in più lingue, evitando l’onere di gestione agli operatori, con grande risparmio di tempo e di risorse economiche.

Il monitoraggio dei transiti PIB (da inviare e da ricevere)
La registrazione di un prestito
La gestione dei Kit di prestito

Utilità per la biblioteca

Unibiblio è stato progettato in ottica sistemica: le procedure di prestito interbibliotecario (PIB) o ILL (Inter Library Loan), sono nativamente supportate e non richiedono azioni diverse rispetto ad un normale prestito locale. Sono a prova di errore e garantiscono semplicità di gestione, che si traduce nella possibilità di affidare le procedure a personale meno qualificato (volontari, servizio civile), liberando i bibliotecari esperti per attività più qualificanti (catalogazione, reference).

L’emissione di un prestito PIB tipicamente comporta transiti tra le biblioteche: Unibiblio è in grado di calcolare i tempi di attesa previsti per la consegna del documento, in funzione delle eventuali prenotazioni in coda, delle tabelle degli orari del servizio di trasporto (minibus), degli orari di apertura di back office e front office delle biblioteche. I lettori sapranno in modo preciso, in che giorno e da che ora sarà disponibile documento prenotato nella biblioteca di ritiro; gli operatori avranno il massimo controllo sullo stato dei transiti. Ogni operazione di prenotazione sarà istantaneamente aggiornata nel data base e visibile sull’Opac in tempo reale. Il modulo di “Circolazione” supporta pienamente la tecnologia RFID, se abilitato, basta collegare un’antenna e si trasforma in una postazionestaff RFID. Supporta inoltre l’integrazione di macchine di autoprestito (self-check sia per il prestito che per il reso), coi varchi RFID e allarmistica. Moduli dedicati, perfettamente integrati con il modulo Anagrafica Utente e con il modulo di Inventariazione, consentono la stampa e la scrittura su chip RFID per la tessera utente o per i materiali documentari/mediateca.

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